De Stichting Sunset March, gevestigd in de gemeente Overbetuwe, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit document.

Contactgegevens:
Stichting Sunset March
p/a Dennenstraat 147
6543 JR Nijmegen
e-mail: info@sunsetmarch.nl

AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vervangt de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en dient per 25 mei 2018 binnen elke organisatie geïmplementeerd te zijn. De AVG geldt ook voor de Stichting Sunset March. In de hoofdstukken hierna wordt weergegeven hoe de Sunset March zich aan deze nieuwe wetgeving houdt.

Functionaris gegevensbescherming
De secretaris van de Stichting Sunset March, Kees Bleijerveld, is aangewezen als de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting Sunset March.

Persoonsgegevens die wij verwerken
De Sunset March doet er alles aan om de persoonsgegevens van de veteranen lopers en Team 31 leden te verwerken op een manier die compliant is met de nieuwe AVG. Zo zijn uw gegevens veilig opgeslagen, niet vrij toegankelijk en worden ze niet zonder uw expliciete toestemming gedeeld met andere organisaties.

Uw gegevens bij de Sunset March
Bij het reserveren van een datum waarop u als veteraan de Sunset March loopt, vragen wij enkele persoonsgegevens van u. De gegevens worden bijgehouden in een online reserveringsdatabase die beveiligd is met een wachtwoord. Enkel de bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens. Bestuursleden tekenen een geheimhoudingsverklaring waarin staat dat zij gegevens van de Stichting zorgvuldig behandelen en alleen mogen delen met externen met: expliciete toestemming van de eigenaar; onder vermelding van de gegevens die worden gedeeld en het doel. Hieronder ziet u een overzicht van de gegevens in onze reserveringsdatabase (veteranenlopers) en Team 31 database (Team 31 ,incl. bestuur) en met welk doel wij deze verwerken. U hebt te allen tijde het recht om deze gegevens op te vragen, te laten wijzigen of te laten wissen.

Persoonsgegevens veteranenlopers. Doel en noodzaak.
​Voornaam, achternaam. ​Om u te kunnen identificeren als (uniek) lid en u correct te kunnen adresseren en aanspreken.
​E-mailadres. ​Normaliter vindt alle communicatie tussen de Stichting Sunset March en de geregistreerde veteranen lopers elektronisch plaats middels e-mail. ​
​Telefoonnummer. ​Mochten er zich op het laatste moment bijzonderheden voordoen rondom de Sunset March waarvoor de veteraan loper zich heeft ingeschreven, kan gebruik gemaakt worden van het telefoonnummer om contact op te nemen met de veteraan loper.
​Datum reservering. ​De datum die u gereserveerd heeft om als veteraan loper de Sunset March te lopen gebruiken wij om de planning sluitend te maken. Nadat de datum gepasseerd is, gebruiken wij de datum om aan te kunnen tonen dat wij sinds de oprichtingsdatum alle dagen een veteraan loper de Sunset March hebben kunnen laten lopen.
​Bewaartermijn en verwijdering van gegevens. Deze gegevens worden bewaard zolang de Stichting blijft bestaan.​ Op uw verzoek kunnen te allen tijde uw gegevens worden gewijzigd of verwijderd. Dit kan gevolgen hebben voor de wijze waarop u wordt geïnformeerd over activiteiten en mededelingen van de Stichting.

Persoonsgegevens leden Team 31. Doel en noodzaak.
Voornaam, achternaam. Om leden te kunnen identificeren als (uniek) lid en u correct te kunnen adresseren en aanspreken.
E-mailadres. Normaliter vindt alle communicatie tussen de Stichting Sunset March en de leden van Team 31 elektronisch plaats middels e-mail.
Mobiel telefoonnummer. In specifieke gevallen kan het noodzakelijk zijn om leden snel te benaderen om, bij uitval van een loper, snel vervanging te zoeken. Ook voor onderling mondeling overleg is het van belang dat de Team 31 leden telefonisch te bereiken zijn.
Bewaartermijn en verwijdering van gegevens. Deze gegevens worden bewaard zolang de Stichting blijft bestaan. Op uw verzoek kunnen te allen tijde uw gegevens worden gewijzigd of verwijderd. Dit kan gevolgen hebben voor de wijze waarop u wordt geïnformeerd over activiteiten en mededelingen van de Stichting.

Geautomatiseerde besluitvorming
Stichting Sunset March kent een geautomatiseerd reserveringssysteem. De Stichting neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Op de website van Sunset March worden geen cookies of vergelijkbare technieken gebruikt. Op de Facebook-pagina van Sunset March worden deze technieken, voor zover de Stichting Sunset March daar invloed op heeft, ook niet gebruikt.

Foto’s op website en Facebook -pagina
Ter verduidelijking van haar activiteiten en bij verslagen van (bijzondere) gebeurtenissen plaatst Sunset March foto’s van personen (lopers) op haar website en FB-pagina. Door deel te nemen aan de Sunset March geeft u toestemming om evt. genomen foto’s voor publicatie ter ondersteuning van voornoemde doelstellingen. Ouders geven hiermee ook toestemming voor evt. deelnemende kinderen tot de leeftijd van 16 jaar. Indien mogelijk zullen alle personen op de foto over mogelijke publicatie worden geïnformeerd en gevraagd worden of er geen bezwaar is. Te allen tijde geldt dat men via de hieronder vermelde procedure een verzoek kan indienen voor aanpassen/verwijderen van de gegevens.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Stichting Sunset March en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@sunsetmarch.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Stichting Sunset March wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Maatregelen bij een datalek
Indien bekend wordt dat persoonsgegevens inzichtelijk zijn of in handen zijn gekomen van instanties of personen, waarvoor deze niet bestemd zijn, zullen de volgende maatregelen worden genomen:

• De leden van wie de gegevens zijn geopenbaard worden hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld door het bestuur;
• Het datalek wordt zo spoedig mogelijk opgespoord en gerepareerd als het om een technische oorzaak gaat. Indien het om een persoonlijke fout/falen gaat, dan zal de persoon hierop worden aangesproken door het bestuur en de noodzakelijke maatregelen treffen om zo spoedig mogelijk het lek te herstellen en dit in de toekomst te voorkomen;
• Indien mogelijk, worden degenen die de gegevens hebben kunnen inzien benaderd en indien van toepassing zal hen dringend worden verzocht om de gegevens te vernietigen.